Prevendo gastos: como a organização ajuda a evitar imprevistos
Quem já foi síndico (ou conhece um) já se acostumou com a ideia de estar o tempo todo com alguma coisa em mente. É como se o síndico estivesse o tempo todo preocupado, à espera de algum imprevisto.
O imprevisto mais comum na rotina de um condomínio é a despesa não-prevista. Para isso existe, é claro, o fundo de reserva. Mas este é (ou deveria ser) sujeito a normas claras, para só ser usado em situações de emergência.
Mas, e quando surge uma despesa em equipamento para fazer uma determinada obra (e não há dinheiro em caixa)? Como fazer com as despesas urgentes mas não emergenciais que pegam todos de surpresa num momento de recessão (e de inadimplência alta)?
Planejar para evitar problemas
Síndicos ou conselhos inexperientes sempre têm em vista a possibilidade de aumentar a taxa condominial. Mas muitas vezes isso não é possível. Muitas vezes a assembleia não aprova. Muitas vezes os condôminos não conseguem arcar.
Nesse tipo de situação, o planejamento é essencial. Planejamento quer dizer o acompanhamento diário ou no mínimo semanal das contas. Do dinheiro que entra e do dinheiro que sai. De como estão as ações de cobrança e acordos.
Esse acompanhamento pode ser feito na unha, ou automaticamente. Pode ser feito com a ajuda de uma administração interna. Ou com a colaboração da administradora. Mas muitos itens podem ficar de fora desse tipo de acompanhamento. Itens que cabe seguir de perto.
Patrimônio é um item fundamental
Todo o patrimônio de um condomínio deve ter as documentações guardadas e acompanhadas. Mas, como saber de cabeça quando vencem as mangueiras dos extintores? Como saber de cabeça quando vencem os contratos de manutenção de todos os artefatos que fazem parte do condomínio?
Tudo isso pode ser feito manualmente. Mas pode ser programado automaticamente. Desta forma, pode-se saber com muita antecedência quando as mangueiras de incêndio precisarão ser trocadas. E com isso pode-se prever as medidas para isso.
A aquisição de novos equipamentos ou materiais também pode ficar documentada pela administração. Mas, guardando-a integralmente num sistema informatizado, pode ser consultada com frequência.
Num condomínio de grande porte, o acompanhamento de todos os itens do patrimônio torna-se muitas vezes extremamente dificultoso, quando feito manualmente. Mas com a automatização isso se torna muito mais fácil.
Com todo esse cuidado de organização, o síndico e o conselho conseguem saber com muita antecedência quando solicitar aumentos de taxas e mesmo do condomínio como um todo. Pode-se até prever a data de novas aquisições. E mesmo mudar fornecedores, não sendo pego de surpresa com demandas urgentes.
Com tudo isso, a administração se torna muito mais ágil e consciente.