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Foi eleito síndico? Saiba quais documentos você deve solicitar antes de iniciar a gestão


Se você acabou de ser eleito síndico tem algo muito importante que precisa fazer: saber quais documentos deve solicitar, isso antes mesmo de iniciar a sua gestão.

Os síndicos são eleitos para que lidem com as operações, manutenção e de forma geral todo o gerenciamento do condomínio.

Entre diversas tarefas, o seu trabalho inclui manter a segurança do condomínio, tanto evitar que roubos aconteçam quanto fazer as manutenções garantindo a segurança física de moradores e funcionários, além da organização de reuniões (assembleias) e muito mais.

Os condomínios possuem regras que devem ser cumpridas e o síndico precisa ter atenção para que tudo esteja em ordem.

Com tantas funções a serem desempenhadas, é comum que um síndico iniciante tenha dúvidas, principalmente no que diz respeito a documentos necessários para que possa executar as suas tarefas.

Se essa também é sua dúvida, continue a leitura e saiba quais são os documentos que devem ser solicitados antes de iniciar a sua gestão.

Confira!

Documentos que síndicos precisam ter em mãos


Assumir as responsabilidades de síndico é algo que pode ser muito desafiante, mas é importante que isso seja feito de forma organizada e tranquila.

Lembre-se que antes de você existia outro síndico. Logo, a "passagem de bastão" do cargo deve ser feita com o mínimo possível de problemas, tanto para o novo síndico, quanto para quem está deixando o cargo.

Como síndico, você vai trabalhar para garantir que as metas dos moradores daquele condomínio sejam atendidas, bem como:

Verificar as contas;
Comunicar-se de adequada com os moradores;
Manter a manutenção em dia e assim por diante.

Além disso, você também precisa ter uma familiaridade com as leis estaduais e nacionais em relação aos condomínios.

É nesse momento que entram os documentos, que devem estar em suas mãos antes mesmo de você começar a sua gestão.

Ao assumir o cargo, a primeira coisa a se fazer é ter uma conversa com o antigo síndico para entender qualquer questão que já estava em andamento.

Por esse exemplo, será que existe alguma obra que está sendo feita? Tem algum equipamento que precisa de manutenção?

Fazer esse alinhamento é essencial para saber o que está pendente e ficará por conta da sua gestão.

Além disso, o síndico anterior também precisa entregar os documentos referentes à gestão do condomínio, sendo alguns deles:

Cartão de CNPJ;
Apólices de Seguro;
Folhas de ponto dos funcionários do condomínio;
Laudos PCMSO/PPRA;
Escritura de Convenção;
Livro de Inspeção do Trabalho;
Regulamento Interno;
Livros de Atas de Assembleias;
Contratos de serviços, por exemplo, de manutenção;
Pastas com documentos de prestação de contas;
Orçamentos (planilhas);
Comprovantes de pagamentos;
Plantas do condomínio;
Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDS-Proteção de surtos atmosféricos, Limpeza de Caixas de Gordura, Higienização dos Reservatórios de Água e assim por diante).

Quais certidões são necessárias?


Todo novo síndico precisa tirar determinadas certidões para ficar ciente sobre a situação atual do condomínio.

É muito importante deixar claro que a administradora do condomínio pode te ajudar a coletar essas informações. Além disso, se o condomínio tiver certificação digital, você pode ter acesso a diferentes dados sobre ele.

Aqui está uma lista com os certificados necessários:

Certificados trabalhistas

Certidão INSS
É necessário para identificar se existem pendências do condomínio relacionadas ao INSS.

Certidão FGTS
É utilizada para saber se existem pendências do condomínio relacionadas ao FGTS.

Ações trabalhistas
É importante verificar se o condomínio possui ações trabalhistas abertas por atuais ou ex-funcionários. A pesquisa deve ser feita no site do TRT de acordo com o seu estado.

Ações cíveis e/ou criminais
Você pode e deve verificar qual é a situação do condomínio sobre possíveis ações cíveis ou criminais.

Para fazer isso, basta acessar o site do TJ do estado onde está localizado o condomínio, e verificar em todos os fóruns e prefeitura as seguintes informações:

RIA dos elevadores (no caso da prefeitura de São Paulo);
AVCB (prefeitura);
Habite-se/auto e conclusão (prefeitura).

Como funcionam os procedimentos?
Quando o antigo síndico for entregar os documentos a você — pode ser em uma pasta, ou se o seu condomínio já utiliza um sistema para condomínios, toda essa informação vai estar armazenada na nuvem de forma organizada, o que ficará muito mais fácil para você—, é importante que ele liste tudo o que está sendo entregue. Dessa forma, reduz as chances de acontecer algum erro ou perda de documento.

Também é importante ter muita atenção se o antigo síndico não está deixando de entregar algum documento necessário. Não é correto que ele retenha o documento e você deve solicitar que ele faça a entrega.

Caso você identifique que existe alguma irregularidade nas documentações entregues pelo antigo síndico, é extremamente importante que você converse com ele para que entenda o erro.

Tenha em mente que, a partir de agora, a gestão será feita por você. Logo, o que vier da gestão antiga também será sua responsabilidade.

Caso o antigo síndico não consiga dar uma justificação aceitável sobre a irregularidade no documento, leve a questão o mais rápido possível ao Conselho. Não deixe que ela se torne um grande problema durante a sua gestão.

Caso seja comprovado que o erro não foi provocado propositalmente pelo antigo síndico, e caso seja possível repará-los, basta resolvê-lo. No entanto, se for ao contrário, é necessário convocar uma assembleia para falar sobre o assunto.

Dependendo da conclusão da assembleia, o antigo sindico pode sofrer com uma ação devido à irregularidade.

Conclusão


Ser síndico é sem dúvida uma grande responsabilidade e para que a sua gestão seja feita da melhor maneira possível, para começar com pé direito, é importante que tenha em mãos todos os documentos necessários.

O antigo síndico precisa te entregar os documentos que você precisar. É uma obrigação dele e é algo muito importante não somente para você, mas também para os condôminos, proprietários e funcionários.

Quando tiver os documentos, verifique cada informação para identificar irregularidades e, caso exista alguma, procure resolver o mais rápido possível.

Lembre-se que agora será a sua vez de gerenciar o condomínio e quanto mais possíveis erros já conseguir identificar da antiga gestão — caso eles existam —, mais tranquilamente poderá desempenhar as suas funções e ter melhores resultados.


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