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Como fazer uma assembleia para sorteio de vagas


Este final de semana (26 set 15), tivemos aqui no meu condomínio um assembleia que entre outros tema tratou do sorteio de vagas. Esse é um tema muito complexo que exige uma certa preparação. Fomos muito hesitosos em nossa missão, sorteamos as vagas das 148 unidades em 2 horas, na ocasião anterior levamos 4 horas. Então divido com você essas dicas, que são muito úteis para o síndico morador ou síndico profissional. Tivemos um belo ganho em eficiência, veja como fizemos isso!

Preparação pré assembleia

Como esse tipo de reunião praticamente todos os moradores aparecem, sempre fica a tentação de trazer temas polêmicos e resolver tuuuuudo. Não faça isso, será um desastre!

  • levante alguns desses temas polêmicos, com um mês de antecedência e faça uma enquete;

  • use a assembleia para obter a aprovação de apenas 1 tema polêmico;

  • envie o mapa das vagas, e as regras, através do nosso sistema de comunicados.

Com o nosso sistema de enquete, você chegará na sua reunião e apresentará a percepção dos moradores sobre temas específicos, caso algum morador, não concorde com o resultado, aqui vai uma dica nossa: não se envolva no tema, proponha levá-lo para uma outra reunião.
Planeje bem a execução

Um bom trabalho em equipe é tudo nesse momento, síndico, conselheiros e grupo de apoio, eles serão nossos “pastores”, divida as tarefas e não deixe o “rebanho” sair do cercadinho.

  • escolha um lugar amplo, aqui no meu prédio usamos um pedaço da garagem;

  • coloque pelo menos dois mapas, impresso em formato graaaaande (A Zero), nas parede;

  • use dois espaços diferentes, para a assinatura da lista de presença e outro a escolha da vaga;

  • escolha uma, ou duas pessoas da equipe para tirar dúvidas dos moradores … não interrompa a sequencia da votação; Divisão das tarefas

Vamos ao detalhe da operação, foco: executar com eficiência, com muita transparência e rápido!

  • 2 pessoas para tirar as dúvidas, ao estilo programa de auditório, durante o sorteio alguém faz uma interrupção, o presidente da mesa diz por exemplo: “Caro Paulo, nosso conselheiro Eduardo está aqui ao lado para tirar dúvidas”;

  • mesa de apoio, coloque uma mesa, de preferência na entrada do ambiente, com a lista de presença e duas pessoas para tirar dúvidas;

  • mesa principal, uma pessoa com um laptop para registra os dados em um excel, uma pessoa sorteando, uma pessoa com o mapa e alguém da sua administradora fazendo o registro/ata;

  • sorteio ao estilo bingo de quermesse: sorteou uma unidade, esse morador quando chegar à mesa, já sorteia o próximo;

  • quando o morador escolher a vaga, o presidente da mesa, avisa a todos em voz alta, “VAGA 32 apartamento 32 B”, e aqui vai uma dica nossa: essa pessoa que está com o laptop, deve ter o equipamento ligado a um telão, onde todos verão o número da vaga e a unidade.

O fato de você colocar duas pessoas juntas faz com que a primeira não demore tanto na escolha da vaga.

O telão ajuda no esclarecimento, o povo não fica naquele zum zum zum … “quê vaga foi sorteada?”
Antes de iniciar a votação

Leia em voz alta como será executada o sorteio, e cite como será feita a atribuição das vagas dos inadimplentes e ausentes, aqui vai uma dica nossa: faça uma votação para garantir que todos entenderam e concordaram com o formato.

Exemplo: a unidade será sorteada e terá 3 minutos para escolher a sua vaga, cada unidade será chamada 3 vezes, se não estiver presente durante a chamada, esta unidade será separada, sendo chamada novamente no final do sorteio. Ao final do sorteio, os moradores ausentes serão chamados novamente para escolha de suas vagas, caso ainda não estejam presentes, sua vaga será selecionada aleatoriamente pelo corpo diretivo junto com os moradores inadimplentes. Após o encerramento da assembleia, não serão feitas quaisquer alterações de vagas.
Mantenha o povo confortável e alimentado

Reunião de condomínio já tem o estigma de ser uma coisa chata, então, aqui vai uma dica nossa: contrate a padaria local para te entregar um mesa de café da manhã, pães, pães doces, pão de queijo, suco café, sandwich de metro. Tenha certeza que todos gostarão dessa iniciativa. Caso sua reunião se estenda um pouco, lidar com o pessoal bem alimentado, é muito mais fácil.


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