Controle de encomendas: saiba como evitar os problemas

Com a Black Friday e o natal se aproximando, a tarefa de controlar as encomendas do seu condomínio que já é complicada, pode se tornar uma enorme dor de cabeça. Isso acontece devido a grande demanda que essas duas datas geram, podendo sobrecarregar sua portaria, além de potencializar a possibilidade de extravios e perdas.

Acompanhe esse texto até o fim, que nós te mostramos como o controle de encomendas te ajuda a evitar todos os problemas.

Quais são as responsabilidades do condomínio
Problemas causados pelas encomendas
Controle de encomendas
Organize meu Condomínio

Responsabilidades do condomínio:

Primeiro de tudo, é importante que você síndico saiba quais são as responsabilidades do condomínio quando se trata de receber encomendas.

É determinado pela Lei 6.538 de 1978, que é de responsabilidade dos administradores, gerentes, porteiros, zeladores ou empregados do condomínio o recebimento de entregas e encomendas do condomínio.

No entanto, certas normas de recebimento podem e devem ser estipuladas pelo próprio condomínio em uma assembleia. Por exemplo, pode ser estipulado em assembleia que a portaria não é responsável pelo recebimento de encomendas de grande porte, como um sofá ou uma geladeira. Caso o condômino venha a realizar a compra de uma mercadoria como essas, ele deve estar presente na hora da entrega e não pode solicitar que a portaria se responsabilize pelo armazenamento da encomenda.

Problemas

O mais correto seria que todas as encomendas recebidas fossem registradas e o morador fosse notificado para retirá-la na portaria o mais rápido possível. No entanto, isso não acontece sempre e, por conta disso e de outros problemas logísticos, alguns problemas podem vir a acontecer.

Extravio: Por recusa no recebimento ou desorganização do condomínio, produtos e mercadorias podem não chegar ao seu destino final e se perder no caminho.
Perda: a falta de controle pode fazer com que as entregas sejam recebidas, mas não devidamente encaminhadas.
Furtos: Raros, mas graves, esses casos se valem do oportunismo de encarregados que se aproveitam da desorganização em benefício próprio.

Controle de encomendas:

Agora que você compreende quais são os problemas que podem ser gerados devido a falta de um controle bem estruturado, nós vamos te mostrar exatamente quais os principais passos a serem seguidos para que os problemas sejam evitados.

A primeira coisa a ser feita quando um encomenda chega a sua portaria, é o registro dela. Horário em que chegou, por quem foi entregue, quem recebeu e a qual morador ela pertence.

Com tudo registrado, o morador deve ser notificado sobre a encomenda para que ele possa retirá-la o mais rápido possível.

Com o registro realizado e o morador notificado, a última etapa consiste em registrar a retirada da encomenda. Quem retirou, quando retirou e quem era o funcionário presente no momento.

Seguindo esses passos, você previne que acidentes aconteçam e, caso venham a acontecer, você tem tudo registrado para uma solução rápida.

É válido ressaltar, que o controle de encomendas até pode ser feito a mão, mas o recomendado, principalmente para condomínios de médio a grande porte, é que sejam utilizados sistemas ou planilhas automatizados para garantir a eficiência do controle.

Organize meu Condomínio:

O Organize meu Condomínio é um app pensado exclusivamente para tornar o dia a dia do síndico mais fácil, oferecendo ferramentas de gestão e organização para o seu condomínio na palma da sua mão. Uma dessas ferramentas se trata justamente do controle de encomendas, equipado com arquivos de registro e notificação do morador.

Com o app do Organize meu Condomínio, você mantém o controle total das encomendas do seu condomínio sem ter que se preocupar com os problemas.