Imagine a seguinte situação: uma moradora passa em um concurso público e o condomínio perde a carta registrada que ela precisava para se apresentar no dia da posse. Isso seria um grande problema para a moradora, o síndico e o porteiro. Infelizmente, esse exemplo ilustra um caso real que revela a dificuldade de gerenciar a entrega de encomendas em condomínios.

Se o seu condomínio já teve problemas com encomendas, ou se as entregas em seu condomínio estão crescendo mas você não sabe com gerenciar isso leia este post.  Descubra a origem dos problemas e como resolvê-los! 

Quais são os problemas mais comuns na entrega de encomendas?

Não conferência da encomenda no momento da entrega

Em algumas situações, o carteiro não espera o porteiro conferir as encomendas, até mesmo o apressando para assinar o comprovante de recebimento. Isso leva o profissional que está na portaria a assinar por algo que muitas vezes não recebeu ou recebe algo errado.

Não recebimento das encomendas

Quando não consta no regimento interno do condomínio quem é o responsável pelo recebimento das encomendas, há o risco de o porteiro se negar a ficar com a mercadoria. Assim, ela acaba retornando para o remetente, e o morador tem de solicitar uma nova entrega ou buscar na agência de entregas.

Recebimento de encomendas violadas

A responsabilidade dos entregadores acaba quando a encomenda é deixada na portaria. Isso garante que a transportadora entregou a encomenda fechada, sem nenhuma violação.

Mas pode ocorrer situações em que o morador recebe a mercadoria com a embalagem violada e quem a recebeu não se responsabilizar pela violação e acusar a companhia de entregas.

Falta de um local adequado para armazenamento de encomendas

Quando o condomínio não tem um local para guardar as encomendas, elas podem ser extraviadas ou trocadas entre unidades. E se não há um controle sobre essas entregas, provavelmente o morador que comprou a mercadoria não vai recebê-la.

Esses problemas geram conflitos entre moradores, aborrecimentos e reclamações. Isso leva a uma situação desagradável entre porteiros, moradores e síndicos.

O que fazer para prevenir e resolver os problemas com encomendas?

Defina um responsável pelo recebimento

Muitas vezes, o porteiro e o zelador se tornam os responsáveis por receber as mercadorias, estando o morador em seu apartamento ou não. Mas é muito importante que eles estejam credenciados para fazer isso e que seja decidido em uma assembleia pelos condôminos.

Treine a pessoa para receber as encomendas, informe os procedimentos para receber, armazenar e notificar a chegada de correspondências e mercadorias.

Estabeleça regras para as entregas

Algumas regras precisam ser estabelecidas e comunicadas para todos e, assim, evitar mal entendidos. Por exemplo, defina se as entregas precisam ser agendadas ou não, se o responsável pelo recebimento poderá ser penalizado por extravios ou trocas e qual o prazo para a retirada das encomendas.

Separe um espaço para armazenar as encomendas

Se o condomínio não tiver alguém que possa entregar as encomendas nos apartamentos, disponibilize um local para armazená-las. Por exemplo, utilize uma caixa comum com boxes individuais para as correspondências. Já para as encomendas grandes, separe um espaço de um cômodo próximo ao qual só o porteiro tenha acesso.

Em alguns lugares que não tem portaria no condomínio, o correio realiza uma parceria com os síndicos e instala caixas inteligentes. Nela, são colocadas as mercadorias, e a transportadora envia para o morador uma chave eletrônica de acesso. Somente com ela a mercadoria poderá ser retirada.

Notifique os moradores

Quando a encomenda chegar, notifique os moradores imediatamente e lembre-os do prazo de retirada. Controle a entrada e saída das encomendas. Quando o correio entregar, faça um protocolo de entrega. Quando o morador retirar, dê baixa na saída da mercadoria.

Utilize um aplicativo

Para facilitar o controle das mercadorias e as notificações para os moradores, conte com o auxílio de um aplicativo. É prático e rápido. Todos os dados podem ser acessados a qualquer momento por meio de um sistema de busca integrado. Isso traz maior segurança para os moradores.

Viu como é possível evitar devoluções, trocas, violações de encomendas e mal-entendidos ou discussões entre correios, porteiros e moradores? Quer saber mais sobre como facilitar a entrega de encomendas? Descubra como funciona o controle de portaria online.