Os 5 inimigos da produtividade do síndico

Como síndico, você deve sentir com muita frequência a necessidade de ser produtivo devido a grande quantidade de demandas exigidas pela administração do condomínio, mas você sabe mesmo o que é produtividade?

O mito da produtividade
Os 5 inimigos da produtividade
Pressa
Procrastinação
Sobrecarga de atividades
Abordagem multitarefa
Falta de planejamento
Como ser produtivo

O mito da produtividade

Existem diversos mitos que rondam a ideia de “ser produtivo” e grande parte deles é justamente o que impede que a produtividade seja parte da sua rotina. O principal e, provavelmente, o mais prejudicial deles é aquele que diz que ser produtivo é realizar o maior número de tarefas em um único dia.

Você já caiu nessa armadilha? Fique tranquilo, que você não é o único.

Para que você não seja prejudicado por isso, vamos deixar uma informação muito clara para você:

Produtividade não é apenas sobre quantidade, também é sobre qualidade.

A ideia de ser produtivo se trata de produzir o máximo possível no menor período de tempo desde que isso não afete a qualidade do seu trabalho.

Os 5 inimigos da produtividade

De maneira geral, qualquer coisa que tire sua atenção do que precisa ser feito e/ou reduza a eficiência e qualidade do seu trabalho, já se configura como um “inimigo da sua produtividade”.

É válido lembrar que muitos dos “inimigos da produtividade” podem variar. O celular, por exemplo, pode se configurar como um inimigo, ou como uma ferramenta de produtividade a depender de como você decide usá-lo. Neste caso, muitos síndicos utilizam aplicativos como o App da Manu, o Trello ou Notion no celular para se organizar e aumentar sua produtividade.

Mas não pense que é sempre assim. Existem aqueles inimigos que nunca vão ser de ajuda para ninguém, existindo um consenso geral de que só estão ali para te impedir de atingir o seu potencial máximo. Dá uma olhada!

Pressa

Você já deve ter ouvido aquele famoso ditado “A pressa é inimiga da perfeição”, pois ela também é inimiga da produtividade.

Como você já viu anteriormente, justamente por acreditar que produtividade significa produzir o máximo possível em menos tempo, as pessoas costumam tentar fazer tudo correndo e acabam prestando pouca atenção no que está de fato sendo feito.

Um dos grandes pontos da produtividade é saber dosar o tempo necessário para a execução de cada tarefa, sem deixar se levar pela urgência e correria do dia a dia.

Procrastinação

Todo mundo já foi um procrastinador e não é vergonha assumir, o que vale é que agora você não vai mais passar por isso.

A procrastinação talvez seja a inimiga mais conhecida da produtividade e é provocada por um erro muito simples de ser consertado, a criação de metas que parecem ser inalcançáveis.

Quando você estipula que sua meta é, por exemplo, se tornar um síndico profissional é necessário que um plano seja traçado, desenvolvendo passos menores para que essa meta seja atingida e você não corra o risco de não saber por onde começar.

Com objetivos menores que podem ser rapidamente cumpridos, você desenvolve um senso de evolução e passa a deixar a procrastinação no esquecimento. Tudo se trata de saber que metas só são atingidas passando por passos menores e nada vai acontecer do dia para a noite.

Sobrecarga de atividades

Síndico também é humano, tem seus limites e já é hora de você saber quais são os seus. O seu dia tem apenas 24 horas e você ainda tem que ter tempo para sua vida pessoal e saúde, então não dá para abraçar o mundo e querer resolver tudo de uma vez só.

A gente sabe que com a cobrança dos moradores e as dezenas de tarefas que você ainda tem que lidar todos os dias, ter calma e priorizar as coisas pode parecer muito complicado, mas é uma mudança necessária.

Saber dosar o seu tempo e distribuir suas tarefas não só te ajuda a se tornar mais produtivo como preservar sua saúde mental e física para continuar com o bom trabalho.

Abordagem multitarefa

Não existe isso de multitarefa! Você, síndico, precisa ter em mente que realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo não é sinal de produtividade, mas garantia de problema.

Para ser um profissional produtivo e preservar, acima de tudo, a qualidade do seu serviço, você precisa entender que tudo tem que ser resolvido dentro do seu devido tempo e com a devida atenção.

Falta de planejamento

Esquecer de pagar uma conta, atrasar uma manutenção importante, não realizar as devidas verificações de segurança. Estes são todos os problemas causados pela falta de planejamento que vão provocar muita dor de cabeça e acabar com a sua produtividade.

O síndico não deve ficar preso às rotinas de apagar incêndio devido a falta de planejamento e organização. Para ser visto como um bom profissional, o síndico precisa se atentar a garantir que seu tempo não seja desperdiçado por não ser prevenido e organizado.

Para que isso não aconteça e seu dia não fique abarrotado de problemas para serem resolvidos, você precisa elaborar calendários e rotinas para não se perder nas datas e garantir que todas as suas atividades estejam recebendo a atenção necessária.

Para ser ainda mais eficiente, o ideal é que seja realizada a elaboração de um planejamento anual com as principais atividades do seu condomínio

Mais conteúdos de organização! Mandala de planejamento anual.

Como ser produtivo

No fim das contas, o segredo da produtividade não é tão secreto assim, pois tudo se trata apenas de organização e planejamento.

Uma das maneiras de melhorar sua produtividade é usar apps para te ajudar a controlar tanto as demandas dos moradores com as demandas dos funcionários do condomínio e nesse caso o síndico pode usar uma platafoma para condomínios, especialmente alguma que ofereça uma app exclusivo para a gestão das rotinas de manutenção conservação e limpeza.

Em primeiro lugar você precisa ter todas as suas tarefas já definidas e priorizar aquilo o que for mais importante, ou que precisa de atenção imediata. Com tudo já separado pelo grau de prioridade, tudo o que você precisa é estipular um prazo final para cada uma das tarefas e, assim, definir o que vai ser feito em cada dia.

E, por fim, torne as coisas mais fáceis para você. Principalmente quando se trata da mais burocrática da administração, você precisa ter documentos e registros sempre a mão e de fácil acesso para não perder tempo e muitos menos se confundir com a papelada.