Entender como organizar o recebimento de encomendas no condomínio, a fim de otimizar esse processo e evitar problemas, é essencial para a satisfação dos moradores e a construção de um esquema de gestão mais eficiente.

Se você cuida de um condomínio e quer saber como a tecnologia pode ajudá-lo a resolver esses entraves e lidar com o as encomendas com mais facilidade, continue lendo este texto!

Quais são as responsabilidades do condomínio sobre o recebimento de encomendas

A Lei 6.538 de 1978 determina que a responsabilidade sobre o recebimento de encomendas é dos administradores, gerentes, porteiros, zeladores ou empregados do condomínio. Porém, devido a essa responsabilidade por algo que seja de terceiros, muitas vezes, tais encarregados preferem não as receber.

Uma boa forma de solucionar esse entrave é utilizando o aplicativo Organize Meu Condomínio. Nele, o morador pode interagir com o sistema de administração e ser notificado do recebimento da entrega. Também é possível informar como prefere recebê-la — como por outra pessoa, por exemplo.

Quando é exigido que o porteiro receba a encomenda e como deve ser o processo

Já que o porteiro acaba sendo o responsável pelo recebimento, é importante que se coloque em pauta essa questão na reunião de condomínio. As decisões tomadas podem ser utilizadas em aplicativos de administração, por exemplo.

É importante automatizar esse processo para evitar problemas. Afinal, com a internet, o número de documentos, mercadorias, notas fiscais e outros tipos de recebimentos na portaria de um prédio aumentaram bastante.

Alguns condomínios de 700 unidades, por exemplo, chegam a receber 100 encomendas por dia. Lidar com isso manualmente e sem um controle otimizado é custoso e arriscado. Por isso, aproveite os benefícios que a tecnologia oferece e saia na frente!

Quais são os problemas que podem ocorrer

Quando não é feito o controle correto das encomendas, podem ocorrer problemas. Abaixo, vamos listar alguns deles e explicá-los brevemente.

• extravio: seja pela negação do porteiro em receber a entrega ou até mesmo pela desorganização do condomínio, documentos e mercadorias podem se desencontrar do seu destino final;
• perda: a falta de controle pode fazer com que as entregas sejam recebidas, mas não devidamente encaminhadas — perdendo-se nesse processo;
• furtos: em casos mais graves, essa falta de controle pode contribuir para o oportunismo de encarregados, que se valem da desorganização em benefício próprio.

A quem recorrer caso ocorra algum problema

Conforme indicado pela Lei 6.538, quem recebeu a entrega deve responder por ela. Nesse caso, a primeira pessoa a ser procurada é o porteiro, que deverá explicar o que ocorreu e qual encaminhamento foi dado àquela encomenda.

Caso algo mais grave aconteça, o síndico deverá intervir e tomar uma decisão baseada no regimento interno do condomínio ou organizar uma reunião para decidir o que fazer em relação ao imprevisto.

Como vimos, a busca pela otimização dos processos de entrega no condomínio não é luxo ou capricho, mas uma necessidade. Uma boa solução é investir em aplicativos de administração, como o Organize Meu Condomínio, que permitem que você atinja os seus objetivos de gestão e organização com maior facilidade.

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