Uma gestão financeira eficiente é fundamental para garantir maior previsibilidade de receitas e equilíbrio patrimonial às empresas. Na administração de condomínios não é diferente. Agindo de maneira ética, o profissional responsável garante transparência em suas ações e ganha a confiança dos condôminos.

Você encontra dificuldades no momento de colocar as obrigações em dia? Confira neste post 5 dicas práticas para realizar a gestão financeira de condomínios.

1. Planeje ações com antecedência

O controle das finanças do condomínio é eficiente quando há planejamento. Dessa forma, será possível colocar em prática os planos de investimento necessários para o bem-estar, conforto e tranquilidade dos moradores.

O planejamento consiste, primeiramente, em avaliar a situação financeira atual do condomínio. Depois, projetam-se as entradas e saídas ao longo do tempo. Com a análise, será possível saber o volume de capital recebido (receitas) e os gastos (despesas).

Caso haja capital ou previsão futura de recebimento, avalia-se a possibilidade de realização de reformas e outras benfeitorias. Se não houver dinheiro, são verificados os motivos e elaboradas ações para recuperar os prejuízos, com o objetivo de retomar a quantidade de capital disponível para investimentos.

2. Conserve um fundo de reserva

Muitos condomínios têm uma reserva financeira que pode auxiliar a pagar despesas que não eram previstas no orçamento. Entretanto, esses recursos não podem ser utilizados em momentos arbitrários, decididos apenas pelo administrador.

Em caso de necessidade, é fundamental consultar os moradores e ser transparente na gestão financeira do condomínio, mostrando para onde será destinado o montante e como ele auxiliará no equilíbrio das contas.

3. Evite constituir dívidas e empréstimos

O gestor pode evitar empréstimos em instituições financeiras por causa do regime das taxas de juros, muitas vezes incompatíveis com a real necessidade do cliente. Dívidas longas — com maior prazo de pagamento — podem comprometer o equilíbrio entre receitas e despesas por um período mais longo.

Portanto, caso seja necessário gastar além do que o condomínio apresenta em caixa, recomenda-se conversar com os moradores e verificar a possibilidade de rateio dos custos, diminuindo, assim, os riscos de insolvência futura.

4. Ordene e arquive todos os documentos

As tarefas com as quais o gestor lida no cotidiano da gestão financeira de condomínios são repletas de registros importantes. Assim, é necessário a organização e monitoramento, por exemplo, dos seguintes documentos:

• atas de reuniões;
• notificações gerais e avisos aos condôminos;
• relatório anual de receitas e despesas;
• notas fiscais de serviços prestados;
• certidões negativas relacionadas ao condomínio.

Como tais documentos contêm dados indispensáveis para o correto funcionamento das atividades, tem-se a necessidade de avaliá-los e arquivá-los corretamente. Eles serão cobrados nas reuniões de moradores, prestações contábeis de contas e em situações judiciais.

5. Reduza desperdícios

Uma etapa importante para reduzir custos operacionais na gestão financeira de condomínios é diminuir o desperdício. Gastos com energia elétrica, água e limpeza podem ser menores se houver conscientização e colaboração entre todos os moradores, causando efeitos positivos em curto prazo.

Em longo prazo, podem ser realizados investimentos estruturais que melhorem a eficiência estrutural e energética, como sistemas de energia solar e captação de água pluvial.

Constitui-se em grande desafio para os administradores realizar uma gestão financeira de condomínios eficiente — capaz de manter o equilíbrio das contas — e comunicar aos moradores, com constância e transparência, o que está sendo realizado.

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