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Tudo o que você precisa saber sobre conta pool


Utilizada por muita administradoras, a conta pool foi inicialmente criada para facilitar a administração dos saldos de condomínios concentrando todos em um só lugar.

No entanto, desde sua criação, a utilização de conta pool nunca fez sentido ou ofereceu qualquer benefício ou segurança para os condomínios. Na realidade, além de oferecer grande risco financeiro ao condomínio, a conta pool é um grande inimigo para a transparência fiscal.

O que é a conta pool?

De maneira simplificada, a conta pool pode ser resumida em uma conta coletiva. Normalmente de titularidade da administradora, essa conta reúne e mistura os saldos de todos os condomínios sob os quais a empresa em questão é responsável em uma só, sem divisões ou determinações de a qual condomínio uma transação pertence.

A principal finalidade de uma conta pool é facilitar a administração dos recursos para a empresa responsável pela gestão fiscal do condomínio, proporcionando uma visão simplificada do fluxo de caixa e da gestão financeira, otimizando os processos de pagamento e recebimento das taxas e contas dos condomínios.

De modo geral, é como se ao invés de receber seu salário em sua conta pessoal mensalmente, ele ficasse na conta da empresa junto com o de outros funcionários. A empresa se responsabilizaria por pagar suas contas em dia, mas você não teria acesso a essa conta e muito menos teria certeza do que está sendo feito com o seu dinheiro, já que está misturado ao de outros.

O que diz a lei?

Embora isso soe um pouco estranho, a conta pool é permitida por lei e é obrigada a seguir certas regras.

Por exemplo, como o síndico não tem acesso direto a conta, a administradora ou contabilidade é obrigada por lei a entregar relatórios mensais com todas as movimentações financeiras feitas com o dinheiro do condomínio.

Vantagens

Nunhuma para o condomínio e para o síndico!

No geral, o único real beneficiado pela conta pool é a própria empresa responsável que simplifica processos bancários e tem suas taxas reduzidas. Isso porque toda a administração financeira passa a ser responsabilidade da empresa.  

Desvantagens

A utilização de uma conta pool, no entanto, requer muita atenção e cuidado redobrado. Ao concordar que uma empresa assuma a responsabilidade financeira e coloque seu saldo em uma conta pool, o condomínio passa a assumir alguns riscos.

  • Falta de transparência
    A falta de transparência afeta tanto o síndico, quanto aos moradores. Com toda a centralização dos recursos financeiros do condomínio na conta pool, os registros e movimentações bancárias são imprecisas e, como o síndico não tem acesso a conta, não consegue verificar as informações.
    Além disso, caso seja necessária uma auditoria fiscal, a auditoria se torna altamente imprecisa.
  • Rendimento
    Em uma conta bancária com um valor e movimentação altos como os de um condomínio, acabam por gerar certo rendimento financeiro. No caso de uma conta pool, todo o rendimento que pertenceria ao condomínio acaba ficando em posse da empresa gestora.
  • Desvio de recursos
    A centralização dos recursos pode tornar mais fácil para um gestor desonesto desviar dinheiro sem ser detectado imediatamente e, muitas vezes, nem comprovadas a longo prazo, mesmo que o condomínio já tenha conseguido observar as inconsistências.
  • Quebra da empresa
    O que acontece se a empresa quebrar? Com uma conta pool, a empresa responsável pela gestão fiscal do seu condomínio não tem mais dinheiro em caixa, significa que o seu condomínio também não tem.
  • Fundo de reserva
    Alguns condomínios optam por ter a conta do fundo de reservas em nome do condomínio, mas nem sempre é assim. Caso o seu condomínio não se responsabilize pelo próprio fundo de reservas, todo o dinheiro vai para a conta pool e em casos como o mencionado anteriormente, isso significa que você não terá uma reserva emergencial.

É a melhor opção?

Para síndicos mais experientes, ou para aqueles que já tiveram sua cota de problemas com a conta pool, a recomendação é sempre fugir desse modelo.

A melhor opção é ter uma conta própria em nome do condomínio, que seja aberta com CNPJ próprio, com o acesso pleno de todas as transações para o síndico e conselho fiscal para acompanhamento e comprovação das finanças do condomínio.

Deste modo, o síndico tem o controle total das contas do condomínio mesmo que trabalhe com uma empresa responsável pela gestão financeira.

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